L’obiettivo dell’analisi del contesto così come si configura alla luce della nuova norma ISO 9001:2015, è quello di giungere ad una comprensione maggiore del contesto interno/esterno della organizzazione, entro cui poter inserire senz’altro tutte quelle riflessioni che sul piano strategico gli organi di vertice si trovano periodicamente a svolgere.Facciamo un esempio concreto che stiamo seguendo proprio in queste settimane, una Cooperativa Sociale impegnata in attività socio-sanitarie, assistenziali ed educative con all’attivo circa una ventina di strutture e servizi, con oltre 250 dipendenti. Quando la nuova norma ISO 9001:2015 parla di comprensione del contesto si riferisce ad aspetti di fondo interni ed esterni che vanno dalla gestione delle risorse umane, agli assetti organizzativi, alle risorse finanziarie, alle esigenze del cliente, alle caratteristiche del mercato, a fattori normativi ecc. Tutti aspetti che naturalmente vanno collocati nella dimensione organizzativa propria e nel contesto operativo, in questo caso del welfare locale e del nonprofit.
Questo lavoro consente una elaborazione sulle questioni di fondo, strategiche e di lungo periodo, necessario appunto anche per la nuova norma ISO, che lo considera preliminare alla definizione del campo di applicazione del sistema qualità, dei processi aziendali, della politica della qualità ecc.
L’organizzazione, dice la nuova ISO, deve determinare i fattori interni ed esterni rilevanti per le sue finalità e indirizzi strategici e che influenzano la sua capacità di conseguire i risultati attesi… Insieme al contesto, l’organizzazione deve comprendere inoltre le esigenze e le aspettative delle parti interessate (che anche in questo caso sono interne ed esterne). Questo lavoro se ben fatto aiuta a ri-definire (o confermare) appunto l’assetto di fondo del sistema qualità e potrà dare elementi strategici per definire obiettivi anche di lungo periodo.
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Ma quale metodo usare?
Una proposta concreta, preceduta da un lavoro preparatorio in termini di analisi di scenario e di fonti informative, potrebbe essere quello di una giornata di lavoro per l’analisi e l’elaborazione di una posizione condivisa sul contesto.
Come arrivarci? La nuova ISO non ci indica le metodologie da seguire, l’idea di programma di lavoro che propongo è il seguente:
a) MATTINA – dare in partenza una traccia di lavoro sui fattori ipotetici interni/esterni sulla quale, prima individualmente, poi in un lavoro di gruppo si confrontano le posizioni e si arriva ad una elaborazione di sintesi. Il metodo di lavoro da seguire, sia individuale che di gruppo potrebbe essere quello della SWOT analysis che aiuta a identificare per i vari fattori i punti di forza, di debolezza, le minacce e le opportunità (i primi due più tipici del contesto interno, i secondi del contesto esterno).
b) POMERIGGIO – Fatta l’analisi, a partire dai risultati della SWOT, si può sviluppare un lavoro di riflessione sulle strategie che il vertice dell’organizzazione ritiene adeguate/necessarie/auspicabili per agire su questi fattori rilevanti. In questo caso la metodologia che suggerisco è il brainstorming. Questo si articola in due momenti, uno più creativo, nel quale ciascuno propone idee (strategie, ipotesi di lavoro, soluzioni…) che vadano ad affrontare i fattori interni ed esterni così come definiti nella mattina, e un altro più organizzativo, teso cioè a riclassificare i diversi punti segnalati nella prima parte del brainstorming stesso in categorie omogenee, attraverso un lavoro ragionato e condiviso nel gruppo. Al termine, si può inoltre lavorare con il metodo della scala delle priorità obbligate, per individuare le priorità tra gli aspetti emersi nella riclassificazione, un modo utile per fare ulteriore sintesi e costruzione di idee condivise. I metodi che propongo sono utili appunto alla costruzione condivisa di analisi e proposte strategiche. C’è quindi un meta-obiettivo nel lavoro della giornata, quello più di carattere ‘costruttivista’ nella definizione partecipata e condivisa delle posizioni. Un lavoro sul quale, se sei interessato, possiamo sentirci per approfondire!